EL CLIENTE

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Bromley de Bow Center es una organización benéfica comunitaria con sede en el este de Londres y está estrechamente afiliada a Bromley por Bow NHS Health Partnership. Tienen alianzas estratégicas con una amplia gama de organizaciones y financiadores en la comunidad local, y juntos diseñan y ejecutan programas altamente efectivos que transforman la vida de las personas.

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EL RETO

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• Implementar un Sistema de gestión financiera de proyectos (PFMS) para permitir un mejor registro, seguimiento y asignación de costos en sus más de 40 servicios, actividades y proyectos comunitarios.

• Proporcione una solución simple, intuitiva y repetible para que los jefes de departamento registren las asignaciones de recursos mensuales para informar la nómina y la asignación de costos sin carga administrativa.

• Mantenga la confidencialidad en torno a la nómina mientras permite que las personas aprobadas vean los costos de personal de alto nivel para cada proyecto

 

LA SOLUCIÓN SMARTSHEET

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• Una hoja maestra de proyecto rastrea proyectos nuevos y actuales con información de financiamiento; Finanzas y PM pueden acceder a esto en todo momento.

• Finanzas importa información confidencial de nómina; varias hojas e informes vinculan los proyectos con el personal cuyas asignaciones de tiempo pueden ser ingresadas por los PM sin comprometer los detalles de los salarios, pero que al mismo tiempo brindan al equipo una visibilidad de alto nivel sobre los costos de personal por proyecto.

• Los cálculos de salarios se realizan automáticamente en una hoja confidencial vinculada y Finance recibe una copia exportada para compararla con la nómina.

• Toda la información se archiva automáticamente cada mes, lo que permite generar un historial completo y métricas.

• Se pueden rastrear fácilmente múltiples fuentes de financiación por proyecto y se pueden rastrear fácilmente los cambios en la financiación o los plazos de los proyectos.

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EL RESULTADO

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• Si bien esto apareció inicialmente como una solución simple para construir, la confidencialidad de los datos complicaba las cosas y requería soluciones listas para usar.

• El cliente está encantado porque la hoja maestra del proyecto le brinda una visibilidad completa de todos los proyectos y su estado en un momento dado; se ha ahorrado mucho tiempo solo con esto con solicitudes de actualización que facilitan el proceso.

• Las referencias cruzadas son de gran ayuda con la fácil asignación de tiempo del personal a los proyectos por parte de los gerentes de proyecto, lo que garantiza que los gerentes no sobreasignen personal, además de mostrar con filtros de informes el tiempo y los costos invertidos en cada proyecto.

• El aspecto de la nómina es sencillo e intuitivo, ahorra mucho tiempo con datos históricos de salarios y asignación de proyectos retenidos para uso futuro.

 

TESTIMONIO DEL CLIENTE

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"Estoy encantado con la solución simple e intuitiva que Fiona y Rich desarrollaron para la BBBC. Investigué varias opciones alternativas, pero la solución y el enfoque que Prodactive propuso fue, con mucho, la mejor opción y demostró una clara relación calidad-precio. El resultado ha superado mis expectativas iniciales.

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Han diseñado una solución simple e intuitiva que nos está ahorrando innumerables horas cada mes en la gestión de la nómina relacionada con el proyecto, además de brindar visibilidad y métricas invaluables en todos los proyectos y un historial muy necesario al que podemos consultar. Fue muy fácil trabajar con ellos, respondieron rápidamente y fueron muy flexibles cuando tuvimos que ajustar algunos requisitos en el transcurso del desarrollo.

 

Esto realmente me abrió los ojos al poder de Smartsheet y otras soluciones que podemos seguir implementando sobre la base de estos aprendizajes y no dudo en recomendar Prodactive a otras personas que buscan desarrollar soluciones que ahorren tiempo."

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John Axon, Director Financiero Interino, BBBC

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